Renseignements :
CREAV Atlantique
Bernard EGRETEAU
05 59 90 34 90
creav@infogyn.com

Réputé pour son ambiance particulièrement conviviale, le rendez-vous INFOGYN bénéficie de la qualité d'accueil de Tarbes, ville aux multiples atouts : accessibilité, hébergements avec la proximité de Lourdes aux capacités hôtelières quasi illimitées, gastronomie, environnement exceptionnel... La qualité des espaces d'exposition valorise vos talents tandis que la situation des espaces de conférences et la planification du programme garantissent l'affluence des participants sur les stands et la multiplicité des contacts.

Livraison du matériel

Le matériel lourd peut être livré à partir du lundi 28 septembre. Il sera entreposé dans une zone réservée. Compte tenu du nombre d'exposants, et afin que vous puissiez retrouver facilement vos colis, veuillez libeller ainsi l'adresse de l'envoi :

INFOGYN 2009
NOM DE LA SOCIETE
STAND N°
Parc des Expositions
Boulevard Kennedy
65000 Tarbes

L'ensemble de l'exposition se situant au rez-de-chaussée, l'accèd est direct à partir du parking.

Equipement du stand

Les stands sont constitués d'une structure en aluminium laqué noir de 2m50 de haut, avec panneaux en mélaminé, et raidisseurs de 7 cm.
Ils sont livrés :
- avec un revêtement de sol en tapis aiguilleté avec film de protection
- d'un mobilier standard constitué d'une table et de deux chaises ; les tables seront livrées nues et nous vous conseillons d'apporter une nappe de taille suffisante si vous souhaitez masquer la table
- d'un éclairage individuel composé d'un rail de 3 spots de 100W pour 9 m2.

Les options d'aménagement

Si vous souhaitez personnaliser votre espace, veuillez vous adresser à la société Les Ortigues - ZA du Bois Lion - 33240 Peujard
Service mobilier : Nathalie : 05 57 94 80 80
n.jolit@lesortigues.com

Exemple de stand 18 m2 avec équipement mobilier et réserve de 2 m2

Mobilier

Afin d'éviter les risques de substitution de mobilier nous avons sélectionné la société d'aménagement de stands et de location de mobilier "Les Ortigues" qui sera la seule autorisée à intervenir sur le site, excepté pour les stands "en dur" qui seront livrés totalement montés et aménagés.

Voici quelques exemples de choix de mobilier :

Pour plus de renseignements et commander, veuillez consulter le site www.lesortigues.com

Installation

L'installation peut débuter le mercredi 30 septembre à partir de 14h00 pour les stands "en dur" et le jeudi 1er octobre à partir de 14h00 pour les autres. Elle devra impérativement être terminée au plus tard le jeudi à 20h00 afin de pouvoir assurer le nettoyage et l'enlèvement de la protection de moquette.

Appareils électriques

Tous les stands sont alimentés en monophasé 220V, délivrant une puissance maxima de 2 KWA. S'il vous faut plus de puissance, veuillez contacter M. EGRETEAU - CREAV Atlantique - 05 59 90 34 90 - creav@infogyn.com. Prévoir des rallonges électriques suffisamment longues et des prises multiples.

Nettoyage

Il sera réalisé le jeudi 1er octobre à partir de 20h00 et le vendredi 2 octobre à partir de 20h00. Il comprend le nettoyage de la moquette des allées. Les poubelles seront relevées par les femmes de ménage le soir mais vous devrez les déposer en évidence dans l'allée devant le stand. Dans la journée, vous pouvez porter les poubelles dans les containers prévus à cet effet. Pour un nettoyage personnalisé des stands, veuillez contacter le Directeur du Parc des Expositions de Tarbes, M. SARRAT : 05 62 44 21 10.

Démontage

Les stands devront être démontés le samedi entre 17h30 et 20h30. L'organisation du congrès ne pourra être tenue responsable en cas de vol ou de détérioration du matériel après la fin du congrès. En raison des risques de nuisance sonore, le démontage des stands ne sera pas autorisé avant le samedi 18h00.

L'accès aux salles est autorisé à tous nos partenaires exposants sous réserve d'une inscription préalable au programme scientifique. Il est conseillé d'effectuer une inscription en ligne de tous vos collaborateurs présents sur le site afin que nous préparions leur badge qu'ils pourront retirer à l'accueil dès le jeudi soir. Si des membres du siège souhaitent accéder à l'espace de repos réservé aux conférenciers, ils devront retirer le jour du congrès une autorisation spéciale auprès de Martine Lascoumettes.

Un espace restauration nommé "Restaurant Jardins et Saveurs" peut vous accueillir ainsi que vos invités dans l'enceinte du congrès pour les déjeuners du vendredi 2 et samedi 3 dans la mesure des places disponibles. Afin d'éviter toute attente et d'être groupés avec vos invités, nous vous conseillons de réserver à l'avance auprès de commercial@jardinsetsaveurs.com

Vous pourrez disposer d'un accès wifi gratuit dans l'enceinte du congrès.

Notre partenaire Creav Atlantique dispose de la technologie dite "Pericles" qui permet d'animer ateliers et sessions par un vote interactif. Renseignements : . Bernard EGRETEAU - 05 59 90 34 90

Le parking, gratuit de plus de 1 000 places, est situé à proximité immédiate du Centre de Congrès, zone sud du parc des expositions.

Nous avons sélectionné "Jardins & Saveurs Traiteur" pour la qualité des produits proposés et le bon rapport qualité-prix. Il pourra vous proposer des formules de plateaux-repas pour les "Déjeuners-débat", des cocktails ou des viennoiseries pour les pauses ainsi que la location de machines à café pour votre stand. POUR TOUTE COMMANDE, MERCI D'ADRESSER VOTRE MAIL A L'ADRESSE SUIVANTE : commercial@jardinsetsaveurs.com

Le Centre de Congrès sera fermé et gardé la nuit du mercredi 30 septembre au samedi matin 3 octobre.  Horaires de gardiennage : 20h00 - 8h00.
Les portes d'entrée seront ouvertes les vendredi et samedi matin à 7h00.
Les exposants seront responsables du matériel entreposé au Centre de Congrès en dehors des heures de fermeture, et devront en assurer la surveillance. L'organisation ne pourra en aucun cas être tenue responsable en cas de vol ou de dommages en dehors des heures de fermeture.

Des photos peuvent être réalisées pour l'ensemble des sessions et symposiums. Veuillez adresser vos commandes au photographe du congrès (04 66 38 64 50).

Pour la décoration florale du congrès, nous vous recommandons nos partenaires :
Duclos Paul
73 rue Maquis de Sombrun
65000 Tarbes
09 79 00 36 38

Gisèle Fleurs
23 avenue de la Marne
65000 Tarbes
05 62 93 78 36

Le Jardin d'Antibes
05 62 51 93 02 - 06 70 72 87 32
jardin.antibes@wanadoo.fr
www.lejardindantibes.fr

Obligations des exposants

Les exposants et locataires des stands doivent respecter le cahier des charges de sécurité. Les aménagements doivent être achevés au moment de la visite de réception par le chargé de sécurité ; toutes dispositions doivent être prises pour que celui-ci puisse les examiner en détail.
Dans chaque stand, l'exposant ou son mandataire qualifié doit être préseent lors de la visite de réception. Ils doivent tenir à la disposition du chargé de sécurité tous renseignements concernant les installations et les matériaux utilisés, sauf pour ceux faisant l'objet d'une marque de qualité.
A l'exception des stands spécifiques, les décorations doivent être en matériau M2. Les décorations florales en matériaux de synthèse seront soumises à l'avis du chargé de sécurité. Les matériaux exposés dans les stands ne sont pas soumis à une exigence de réaction au feu. Toutefois, si ces matériaux sont utilisés pour la décoration des cloisons ou des faux-plafonds, il ne pourront représenter que 20% de la surface totale des éléments.
Les vélums ne sont autorisés que s'ils sont en matériaux (M) et s'ils sont fixés sur les armatures sécurité suffisamment résistantes. La preuve du classement à la réaction au feu doit être apportée soit par présentation du procès-verbal d'essais, soit par identification apposée sur le matériau soit par présentation de facture ou certificat d'ignifugation.
Les exposants et locataires des stands utilisant des machines ou autres produits susceptibles d'être dangereux ou nuisible pour les autres exposants et pour les visiteurs doivent effectuer une déclaration à l'organisateur un mois avant l'ouverture au public.
Les stands doivent rester ouverts de 8h30 à 18h00 les deux jours du congrès.

Sont interdits

La distribution d'échantillons ou produits contenant un gaz inflammable, les ballons gonflés avec un gaz toxique ou inflammable, les articles en celluloïd, pyrotechniques ou explosifs, les oxudes d'éthyle, sulfure de carbone, éther sulfurique et acétone, l'emploi d'oxygène, d'hydrogène, d'acétylène ou de gaz présentant les mêmes risques.
L'organisateur se réserve le droit de faire enlever tout matériel dangereux insalubre ou dégageant des odeurs désagréables, nuisibles ou gênantes, ainsi que toutes les installations susecptibles de nuire à l'aspect général du salon.

Heures d'ouverture et de fermeture

Les stands doivent rester ouverts de 8h30 à 18h00 les deux jours du congrès.

Attribution de juridiction

En cas de contestation, les tribunaux de Pau sont seuls compétents, de convention expresse entre les parties.

Dispositions diverses

L'organisateur aura le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement. Toutes les décision prises seront sans recours et immédiatement exécutoires.